Tapahtumien tausta

Tausta

Tapahtumilla on pidemmät perinteet kuin kerhoilla. Keskuksen tapahtumiin on ollut helppo kannustaa asiakkaita mukaan iästä, sukupuolesta ja kansallisuudesta riippumatta. Tapahtumat olivat aiemmin enemmän pieniä iltajuhlia ja erilaisia pihatapahtumia. Toiminta rajoittui oman pihan ja asiakaskunnan piiriin. Nykyään tapahtumia järjestetään enemmän yhteistyöllä eri toimijoiden kanssa ja asiakkaita kannustetaan osallistumaan kunnan eri tapahtumiin.

Keskukselle on muodostunut joitakin perinteiksi muodostuneita tapahtumia, kuten asiakkaiden talvirieha ja koulun päättäjäiset. Tapahtumien tarkoituksena on tarjota asiakkaille sosiaalista kanssakäymistä, toimintaa sekä elämyksiä, joita he eivät välttämättä muuten kokisi.

Perustelut

Tapahtumat tukevat asiakkaiden oppimista ja hyvinvointia. Niitä voi järjestää kesällä tai talvella, ulkona tai sisällä. Tapahtumat ovat mukavia tapoja saada paljon porukkaa yhteen samalla kertaa ja ne mahdollistavat mukavan yhdessäolon henkilökunnan, asiakkaiden sekä mahdollisesti kuntalaisten kesken. Monikulttuurisilla tapahtumilla vastataan asiakkaiden kaipaamaan keskuksen ulkopuolelta tulevaan sosiaalisen tukeen. Tapahtumat ovat loistava tapa tuoda keskukselle näkyvyyttä sekä saada suomalaisia ja asiakkaita yhteen verkostoitumisen näkökulmasta.

Tulokset

Asiakaspalautteet tapahtumista ovat olleet erittäin positiivisia. Tapahtumien moninaisuudella varmistetaan asiakkaiden tietojen ja taitojen kartuttaminen kerhojen lisäksi. Tapahtumiin on saatu kannustettua enemmän syrjäytymisvaarassa olevia asiakkaita, erityisesti yksinhuoltajia, jotka eivät muuten osallistu opinto- tai työtoimintaan. Toisaalta osallistumismäärissä on ollut havaittavissa pientä laskua. Taustalla voi esim. keskuksen muutto kaupunkimaisempaan ympäristöön, mikä tarjoaa enemmän virikkeitä asiakkaille. Toiseksi nopeutuneet vastaanottoprosessit vaihtavat asiakaskuntaa niin, etteivät he kiinnity keskukseen ja sen järjestämiin toimintoihin samalla tavoin kuin ennen.

Tapahtuman järjestäminen

Tapahtumat voivat olla keskuksen henkilökunnan järjestämiä toiminnallisia tilaisuuksia asiakkaille ja/tai kuntalaisille. Toisaalta asiakkaita voidaan kannustaa osallistumaan kunnan eri tapahtumiin. Tapahtumien tavoitteena tulee olla ennen kaikkea mukava yhdessäolo asiakkaiden ja henkilökunnan sekä mahdollisesti kuntalaisten kesken.

Tapahtuman aika ja paikka kannattaa päättää hyvissä ajoin. Paikkaa suunniteltaessa huomioi asiakkaiden välimatka tapahtumapaikalle. Jos tapahtuma järjestetään kuntalaisten välittömässä läheisyydessä, heille voi laittaa henkilökohtaisia kutsuja saapua paikan päälle. Mahdollisista meluhaitoista kannattaa ainakin varoittaa naapureita. Jos tapahtuma on avoin kuntalaisille, henkilökunnan tulisi kartoittaa päällekkäiset tapahtumat, sillä ne verottavat osallistujamääriä.

Tapahtuman järjestämisen vastuuta tulisi jakaa koko työporukan kesken. Työnjako tulisi tehdä selväksi hyvissä ajoin ennen tapahtuman järjestämistä. Tapahtumasta tulee yleensä sitä parempi, mitä suuremmalla osallistujamäärällä henkilökunta pääsee siihen osallistumaan. Tapahtuman järjestämisessä kannattaa myös huomioida asiakkaiden mahdollinen apu. Vastuujakoa tehdessä muista myös tavaroiden vieminen paikanpäälle ja pois sekä loppusiivous. Ohjelma-aikataulun tekeminen helpottaa tapahtuman järjestämistä.

Muistakaa huomioida tapahtumissa eri kohderyhmät, sillä erityisesti lapset haluavat olla monessa mukana. Tapahtumat ovat myös hyvä tapa tuoda kuntalaisia ja asiakkaita yhteen. Yhteisen kielen puuttuminen ei ole este vaan haaste. Toiminnassa voidaan myös huomioida asiakkaiden erilaiset kulttuuritaustat, joita voidaan esitellä muille esimerkiksi tanssin, teatterin, työpajojen tai juhlien kautta.

Tapahtuma-aikaa tulisi pohtia kohderyhmän mukaan. Asiakkaat eivät ole kovin toiminnallisia heti aamusta. Toisaalta kouluikäiset lapset ovat iltapäivään saakka koulussa. Paras aika aikuisten toiminnan aloittamiselle on vasta päivällä tai illalla, mutta silloin lapset haluavat myös toimintoihin mukaan. Talvella alkamisaikaan vaikuttaa myös pimeys.

Tiedottamisella on merkittävä rooli tapahtuman onnistumisen kannalta. Tapahtumien mainostaminen voidaan tehdä monin eri tavoin: kirjallisilla mainoksilla, tekstiviesteillä, suullisesti mainostamalla. Joihinkin tapahtumiin voi tehdä ennakkoilmoittautumisen.

Budjetin puute ei ole este toiminnan järjestämiselle. Pohdi tapahtumien järjestämistä jo olemassa olevien materiaalien kautta ja muista kierrättämisen ja lahjoitusten mahdollisuus.

Näin teet toimivan tapahtuman:

  1. Keksi tapahtumalle kuvaava nimi, mitä on helppo mainostamista.
  2. Huomioi kaikki kohderyhmät mahdollisuuksien mukaan: pyri tekemään osallistumiskynnyksestä mahdollisimman matala
  3. Markkinoi tapahtumaa ja tiedota siitä mahdollisimman monipuolisesti. Ole itse innoissasi tapahtumasta! Tee mainoksia, joista selviää tapahtuman sisältö kuvan avulla. Vältä merkitsemästä ajankohdaksi esim. 14-16.00 (merkitsee asiakkaille, että voivat tulla kyseisen ajan sisällä).
  4. Tapahtumapaikan tulisi olla kohtuullisen etäisyyden päässä, jos oletuksena on, että asiakkaat tulevat paikanpäälle itsenäisesti. Kävele asiakkaiden kanssa tai järjestä kuljetus.
  5. Tapahtuman vetäjien tulisi tietää mitä he tekevät. Vetäjillä tulee olla mukana tarvittavat välineet, ensiapulaukku ja mahdolliset tarjottavat. Heidän tulee antaa mahdollisimman selkeät toimintaohjeet asiakkaille.
  6. Asiakkaita voi palkita osallistumisesta tai onnistumisesta, mutta pääasia on, että kaikilla on hauskaa. Asiakastyytyväisyyttä kannattaa kysellä.

 

 

Image Image